Toda empresa requiere de una línea marrón, que es como se le cocine a los consumibles en el mundo de los electrodomésticos. Esos, tal como sabemos, son los que facilitan las tareas dentro de estos espacios, y es que no importa cual sea labor o el departamento, todos necesitan impresoras, papelería, tinta y otros insumos.
Servinet, especialistas en consumibles para empresas, nos comentan cuáles son los imprescindibles en cualquier lugar de trabajo.
Consumibles imprescindibles para empresas
Dentro de los consumibles para empresas más comunes encontramos los de almacenamientos, de impresión, papelería en general y los informáticos.
- Consumibles de almacenamiento
El correcto almacenamiento de información dentro de las empresas sirve como un respaldo que todos necesitan tener. En le caso de las empresas que digitalizan sus datos, estos también les permite ahorrar espacio físico y deshacerse de cientos de papeles.
Quizá por esto, la digitalización es el sistema favorito de hoy en día que ha permitido reemplazar a las carpetas, gavetas, archivadores de metal y grandes muebles con abecedarios desplegados para facilitar las búsquedas. Así, paredes enteras, cuartos oscuros, infinidades de maneras fueron reemplazadas por equipos, aparatos, accesorios informáticos que conectados o apareados con un computador pueden crear respaldos.
Dentro de estos podemos encontrar: discos compactos, CDs, DVDs, Blue Ray, Cintas magnéticas, entre otros.
Pese a tener larga vida útil y no desgastarse, se consideran igualmente consumibles por poseer una capacidad interna limitada.
- Consumibles de impresión
Las impresoras llegaron para quedarse después de desplazar a las viejas máquinas de escribir y ahora inundan el mercado con diversos mecanismos de funcionamiento.
Hay con tecnología láser que utiliza un tóner recargable y otras con inyectores para el uso de cartuchos, mientras que algunas más usadas para procesos de facturación poseen un tipo de cintas impregnadas de tinta o una especie de almohadilla que genera el color al imprimir.
Lo que si tienen en común todas las impresoras mencionadas y cualquier otra que exista, como los plotters o equipos para gigantografía, es que necesitan de consumibles de impresión, que no son más que un tóner o cartucho nuevo o recargado.
- Papelería e insumos
No obstante, a pesar de estar en la era digital, siguen siendo necesarios los consumibles de papelería para el funcionamiento de toda empresa, incluyendo el papel sanitario, servilletas, hojas de papel, formas continuas, post-tips, tacos para escribir, cuadernos, agendas, revistas, y todo lo que incluya papel.
En este sentido, incluso las empresas ambientalistas pueden conseguir alternativas sustentables en papelería, ya que los ambientalistas y los países comprometidos con el medio ambiente han generado papel de cualquier cantidad de elementos sólo para no talar árboles. Tal es el caso del que hacen con el bagazo de la caña, una vez extraído el sumo para procesar azucares, y el cual es material es perfecto para la fabricación de papeles en diversos gramajes. Así, podemos seguir utilizando estos consumibles sin dañar nuestro planeta, ya que se ha vuelto una tendencia en el rubro utilizar un material de desecho para crear otro.
Por su parte, las empresas que ofrecen artículos de papelería disponen de casi 41 mil artículos de papelería diferentes, comenzando con el insumo estrella, el papel. Éste es uno de los elementos indispensables en una oficina, bien sea que ésta trabaje de forma manual, o con ordenadores e impresoras.
De entre todos los tamaños y presentaciones que hay, por lo general las oficinas utilizan formatos Din A3, Din A4, Din A5, cuartilla o Folio. Para las pymes que necesitan imprimir en buena calidad, el papel multifunción es el más adecuado, aunque si es para una presentación se necesitará de una impresión de altísima calidad como la que ofrece el papel verjurado. También si se imprimen hojas con frecuencia, se debe comprar el papel antiatasco, ya que no permite que si se imprimen muchas hojas de forma continua, el papel se atasque al entrar a la impresora produciendo demoras y desperfectos en la impresora.
Además, se necesita que el gramaje sea de 80 gramos y que la tinta no traspase al papel, para conseguir un acabado perfecto, por lo que se debe elegir un acabado satinado más adecuado o una blancura media.
Finalmente, si la empresa posee impresoras láser, éstas utilizan un papel especialmente diseñado para dichas impresoras, detalle que se debe tener en cuenta en el momento de efectuar la compra.
De ahí la importancia de estos insumos, la papelería cumple, aún hoy en día y sin lugar a duda un rol esencial en las labores administrativas de cualquier empresa, sobre todo gracias a la variedad de presentaciones que ofrecen para tal fin.
- Consumibles de informática
Como hemos dicho a lo largo del artículo, hoy en día la mayoría de las oficinas tienen digitalizadas casi todas sus tareas, convirtiendo a los consumibles de informática en piezas imprescindibles para su funcionamiento.
Así, en el mercado podemos encontrar la línea más completa de estos elementos, siendo los de mayor consumo los siguientes:
- Cartuchos de tinta para las impresoras comunes o de tóner de diferentes marcas y modelos.
- Accesorios para el ordenador como discos duros, ratones, teclados, altavoces, auriculares, cargadores, USB pendrive, entre muchos más.
- Accesorios para las máquinas de oficina como papel y rollos para fax, cintas para máquinas de escribir, fotocopiadoras y escáneres, y todas aquellas máquinas que son anteriores al ordenador pero que aún se continúan utilizando en algunas oficinas.
Muchos de los consumibles anteriormente mencionados deben cambiarse cada cierto tiempo. Para ilustrar mejor este proceso, seleccionaremos dos casos en particular para nuestro ejemplo:
- El tóner es el polvo que es cargado eléctricamente para realizar la impresión, e incluye pigmentos que dotan de color al texto que se va a imprimir, así como polímeros, resinas y otros pigmentos que facilitan el proceso de fusión con el papel. Cuando se deba cambiar, el equipo dará dos avisos: un primer mensaje de ‘tóner bajo’ para avisarte de que tengas un cartucho de tóner a mano o que inicies el proceso de compra, y un segundo mensaje que te confirmará que procedas al cambio. Recuerda que no necesitas cambiar el tóner antes de que el equipo te lo indique.
- El tambor es la unidad de imagen, que a través de una onda lumínica (ya sea láser o LED) dibuja la imagen eléctricamente, atrae el polvo del tóner y lo deposita sobre el papel. Cuando deba cambiarse, al igual que pasa con el toner, el equipo dará dos avisos: un primer mensaje de ‘tambor a punto de agotarse’ para avisarte de que tengas un tambor a mano o que inicies el proceso de compra, y un segundo mensaje que te confirmará que lo cambies. Igualmente, el tambor no debe cambiarse a menos que el equipo te indique hacerlo.
Además hay que tener en cuenta la vida útil de cada consumible. En el caso del tambor, la vida útil es superior a la del tóner, por lo que no siempre que se cambia el tóner hay que cambiar el tambor. Por esto, también se recomienda adquirir los consumibles por separado, ya que así ahorras costes y eliges el consumible que necesitas. Asimismo, si tu equipo puede usar consumibles de diferente duración, compra el de mayor capacidad, pues a la larga ahorrarás dinero, ya que el tóner no tiene fecha de caducidad.
Finalmente, en todos los casos debes procurar buscar productos originales que son los que garantizan resultados óptimos.
