Cada vez más empresas operan totalmente online, y herramientas como las videollamadas y plataformas de trabajo remoto son más comunes. Esta forma de trabajar tiene grandes ventajas: permite más flexibilidad y elimina la necesidad de trasladarse, algo que muchos agradecen. Sin embargo, este cambio también ha traído algo que quizá no esperábamos: las reuniones presenciales se han vuelto cada vez más raras.
Esto nos lleva a una pregunta importante: ¿realmente es mejor dejar las reuniones presenciales en el pasado? ¿Podemos lograr lo mismo en una videollamada que cuando estamos cara a cara con alguien? Aunque pueda parecer algo del pasado, las reuniones presenciales aportan beneficios que, en la práctica, son difíciles de reemplazar en el entorno online.
Importancia de las reuniones presenciales
¿Recuerdas la última vez que estuviste en una reunión en persona? ¿Te fijaste en cómo el ambiente era diferente a una videollamada? El contacto cara a cara permite que la comunicación sea más fluida, directa y, sobre todo, genuina. En una videollamada, hay detalles sutiles que se pierden: la expresión corporal, la energía del momento o la posibilidad de tener una conversación improvisada con un compañero antes o después de la reunión. Todos estos elementos tienen un valor único que solo puede apreciarse estando en el mismo lugar.
En una reunión presencial, también se crea una atmósfera de compromiso que es difícil de lograr en un entorno online. Asistir a un lugar específico, en una hora concreta, hace que las personas estén más enfocadas y menos propensas a distraerse, un problema muy común en las reuniones virtuales. Además, se genera una dinámica distinta cuando todos están físicamente presentes: hay un “ritmo” que se establece naturalmente y facilita la participación de todos.
Beneficios de las reuniones cara a cara
La reunión presencial no solo beneficia la comunicación, sino que también es una excelente oportunidad para fortalecer la relación entre los miembros del equipo y fomentar la creatividad.
La empresa de coworking Mitre Workspace tiene muy claro lo importante que es una reunión cara a cara, y nos ha ayudado a establecer una serie de los beneficios que traen consigo:
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La comunicación cara a cara permite una interacción más completa. Durante una conversación presencial, se pueden captar mejor los matices de lo que alguien está diciendo: la entonación, las pausas, el lenguaje corporal, entre otros aspectos. Estos detalles contribuyen a que el mensaje se entienda en su totalidad, evitando malentendidos que suelen ser comunes en los entornos digitales.
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Cuando el equipo se encuentra en el mismo lugar, las ideas tienden a fluir más fácilmente. El “brainstorming” o lluvia de ideas es mucho más efectivo en persona, donde las ideas pueden rebotar de una persona a otra sin los retrasos o interferencias que pueden ocurrir en las plataformas virtuales. Además, el ambiente en grupo ayuda a que los integrantes se sientan inspirados y motivados para aportar más.
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Es mucho más fácil generar una relación de confianza en persona. Cuando las personas se conocen y se ven regularmente, se desarrolla un vínculo que va más allá del trabajo. Este vínculo se traduce en una mayor cooperación y disposición para ayudar a los demás cuando es necesario. En cambio, en un entorno virtual, es común que los vínculos sean más superficiales y que cada integrante mantenga una distancia profesional que limita la confianza.
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Una reunión presencial genera un mayor sentido de pertenencia en el equipo. Saber que alguien se ha tomado el tiempo para acudir a una reunión demuestra compromiso, y ese compromiso es contagioso. Además, estar presente en el mismo espacio refuerza la idea de trabajar por objetivos comunes, lo que motiva a los participantes a esforzarse y a involucrarse más en el proyecto.
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Muchas veces, los malentendidos ocurren por problemas de comunicación y de interpretación del mensaje. Las reuniones presenciales permiten una comunicación más clara y directa, lo que reduce el riesgo de interpretaciones erróneas. En caso de que surjan conflictos, resulta más fácil gestionarlos cara a cara, donde todos pueden expresar sus puntos de vista y resolver los problemas de forma constructiva.
Alternativas para realizar reuniones presenciales sin oficina propia
¿Y si tu empresa no tiene un espacio físico? No te preocupes, existen varias opciones. La falta de una oficina fija no debería ser un obstáculo para llevar a cabo reuniones presenciales. Hoy en día, hay muchas alternativas que permiten crear un ambiente adecuado para estos encuentros.
Espacios de coworking
Los coworking son una excelente opción para empresas que trabajan en remoto pero que necesitan reunirse ocasionalmente en persona. Estos espacios están diseñados precisamente para facilitar el trabajo colaborativo. Además, muchos de ellos cuentan con salas de reuniones que se pueden alquilar por horas o días, lo que te da flexibilidad para organizar tus encuentros sin necesidad de un compromiso a largo plazo.
La ventaja de los coworking es que suelen tener todos los servicios necesarios para realizar una reunión efectiva: conexión a internet de alta velocidad, pizarras, proyectores y, en muchos casos, hasta áreas de descanso donde el equipo puede interactuar de forma más relajada. Además, el ambiente de trabajo que ofrecen fomenta la concentración y ayuda a mantener una actitud profesional durante la reunión.
Alquiler de salas en hoteles o centros de negocios
Otra alternativa es alquilar salas de reuniones en hoteles o centros de negocios. Muchos hoteles y centros de convenciones ofrecen espacios especialmente diseñados para reuniones empresariales, con todas las comodidades necesarias y la posibilidad de contratar servicios adicionales, como coffee breaks o material audiovisual. Esta opción es útil para reuniones esporádicas, especialmente si se requiere un entorno más formal o profesional.
Cafés o restaurantes con áreas privadas
En algunos casos, un café o restaurante con áreas privadas puede ser una opción. Muchos locales ofrecen espacios reservados donde se puede llevar a cabo una reunión en un ambiente menos formal pero igualmente productivo. Si eliges esta alternativa, asegúrate de elegir un lugar tranquilo y reservar el espacio con anticipación para evitar inconvenientes. Este tipo de ambientes puede ser ideal para reuniones menos estructuradas, donde la creatividad y la colaboración sean más importantes que el rigor.
Oficinas de clientes o aliados estratégicos
Si tu empresa colabora regularmente con otras organizaciones, considera la posibilidad de usar sus instalaciones para reuniones puntuales. Esta opción puede resultar beneficiosa para ambos, ya que permite una interacción más cercana entre los equipos y fortalece la relación profesional. Sin embargo, es importante establecer con antelación las condiciones y el propósito de las reuniones para asegurarse de que esta opción sea viable y efectiva.
Consejos para sacar el máximo provecho de una reunión presencial
Ahora que conocemos los beneficios de las reuniones presenciales y cómo organizarlas sin un espacio propio, es importante hablar de cómo aprovechar al máximo estos encuentros:
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La planificación es clave para que la reunión sea efectiva. Define los objetivos de la reunión y elabora una lista de los temas a tratar. Comunica esta información al equipo con antelación para que todos puedan prepararse y contribuir.
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En una reunión presencial, es importante que todos tengan la oportunidad de hablar y expresar sus ideas. Crea un ambiente donde todos se sientan cómodos participando y anima a los más reservados a compartir su punto de vista.
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Para que la reunión sea productiva, evita extenderte demasiado en cada tema y asegúrate de que todos los puntos se traten en el tiempo estipulado. Es fundamental que cada persona sienta que su tiempo está siendo valorado.
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Los recursos visuales, como pizarras, presentaciones o gráficos, pueden facilitar la comprensión y el seguimiento de los temas discutidos. Además, estos elementos ayudan a mantener el interés de los participantes y a reforzar las ideas clave.
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Al concluir la reunión, realiza un resumen de los temas tratados y de los acuerdos alcanzados. Esto permite que todos salgan con una visión clara de los próximos pasos y evita malentendidos o confusiones posteriores.
Los desafíos de las reuniones presenciales en la era digital
Organizar una reunión presencial implica ciertos costes, tanto económicos como de tiempo, lo que puede ser un obstáculo para algunas empresas. Sin embargo, la inversión en estos encuentros puede tener un gran retorno en términos de motivación, compromiso y calidad de los proyectos.
Es posible que, en algunos casos, las reuniones presenciales deban limitarse a los momentos clave del proyecto o a decisiones que requieran la participación activa de todo el equipo. Sin embargo, esto no debe verse como una desventaja, sino como una oportunidad para valorar aún más estos encuentros y aprovechar al máximo cada momento de interacción cara a cara.
Si tienes una empresa virtual, sin duda de interesa
Si tienes una empresa virtual, no descartes el valor de las reuniones presenciales. Estos encuentros brindan beneficios únicos que las videollamadas difícilmente igualan: mejoran la comunicación, fortalecen los lazos del equipo y fomentan la creatividad de forma natural.
Aunque no se necesiten a diario, reservar momentos clave para verse en persona puede marcar la diferencia en el compromiso y la motivación del equipo. Aprovecha opciones como espacios de coworking o salas de reunión ocasionales: esta inversión en contacto humano hará que tus proyectos crezcan de manera más colaborativa y sólida.
